Đây là một vài thách thức mà chúng ta phải đối mặt khi viết email. Đầu tiên là người nhận có thể quên bẵng chúng trong một ngày làm việc của họ mà không cần nhấc ngón tay. Ờ, họ cần phải nhấc ngón tay, nhưng chỉ nhích khoảng 4 milimet trước khi nhấp chuột và cho lá thư quảng cáo của bạn vào thùng rác.
Tất cả những gì họ làm là kiểm tra dòng địa chỉ người gửi và nhan đề trước khi xác định đây là mail rác. (Hãy hy vọng rằng họ không xem đó là một “giải pháp” linh tinh nào đấy và chặn email của bạn vĩnh viễn). Nếu họ dùng một cửa sổ để xem trước email thì có một chướng ngại vật mà bạn cần phải vượt qua. Khi lướt qua các email từ trên xuống dưới, họ sẽ thấy ngay email của bạn nằm rành rành ra đó mà không phải mở nó ra.
Ý tưởng
Từ tổ chức người tiêu dùng Which?
Khi tôi đăng ký vào tổ chức Which? Tôi nhận được một email chào mừng. Nếu bạn tham gia thì cũng như vậy. Dù đây là việc khá đơn giản và nên làm nhưng rất ít tổ chức làm điều này. Which? đã hoàn thành nó một cách xuất sắc.
Đoạn mở đầu rất đơn giản. Tôi luôn kinh ngạc khi người ta quên cách làm điều đó:
Andy thân mến,
Cảm ơn vì đã đăng ký với www.which.co.uk
Sau đó là một vài đoạn hướng dẫn cách đăng nhập vào trang web, nên tìm kiếm cái gì, liên lạc bằng cách nào nếu có thắc mắc… Họ thậm chí còn bảo tôi cho họ vào sổ địa chỉ để email của họ có thể đến thẳng. Cuối cùng, họ kết thúc bằng một cái tên riêng dễ mến:
Thân ái,
Malcolm Coles
Biên tập viên, www.which.co.uk
Đúng! Ký tên một người thật. (Xem ý tưởng về việc không nên làm: Vì sao tôi ghét dùng từ “nhóm”).
Sau đây là một vài ý tưởng về cách viết làm sao để có những bức email có sức nặng và hấp dẫn hơn. Hãy mở đầu một cách mạnh mẽ. Đưa ra ngay một lý do để độc giả đọc tiếp. Điểm khác biệt lớn nhất mà sản phẩm của bạn mang lại cho họ? Hãy nói thẳng cho họ biết điều đó.
Hướng tới phong cách và giọng văn của một cuộc đàm thoại bình thường nhất mà không làm cho độc giả xa lánh bạn. Trong email, không có chỗ cho “sự mua hàng”. Thay vào đó, hãy nói đơn giản là “mua”. Ngôn ngữ của bạn phải bớt trịnh trọng vì người ta đã quen với sự thân mật của email như một công cụ giao tiếp.
Chia nhỏ những đoạn văn quá dài. Tách đoạn ở đâu? Bất cứ chỗ nào bạn cảm thấy ổn.
Giữ cho những bức email hết sức mang tính cá nhân. Trong những bức thư gửi trực tiếp, nhiều copywriter cảm thấy ổn khi dùng cụm từ “người đăng ký”, “khách hàng của chúng tôi” hoặc “những người quản lý”. (Họ sai rồi). Nhưng trong một bức email – thứ mà một số người có thể đọc trên BlackBerry hay các loại điện thoại di động khác, bạn phải dùng một phong cách cá nhân để mời gọi họ.
Thực hành
- Nhớ rằng email là một phương tiện giao tiếp mang tính cá nhân. Có gắng tạo nên giọng văn và phong cách của email sao cho khách hàng tiềm năng của bạn muốn mở nó ra. Thử dùng từ “bạn” thay vì “khách hàng”.
- Cho độc giả của bạn thật nhiều cơ hội để đặt hàng hoặc phản hồi, không chỉ ở cuối thư.