Việc cân nhắc và kiểm tra lại các quy trình kinh doanh của công ty bạn có thể dẫn đến tăng lợi nhuận, uy tín, hiệu quả chi phí, và chất lượng.
Ý tưởng
Michael Hammer và James Champy, những người đã giúp phổ biến khái niệm sắp xếp lại quy trình kinh doanh (business process redesign – BPR), đã mô tả điều này là “việc phân tích và thiết kế trình tự làm việc và các quy trình bên trong một tổ chức hoặc giữa các tổ chức với nhau”. Khi một công ty đối mặt với những khó khăn hay chỉ đơn giản là chưa hoạt động đạt đến năng suất tối đa, BPR có thể giúp công ty đó khôi phục được lợi thế cạnh tranh.
General Motors, một trong những nhà sản xuất xe hơi lớn nhất thế giới, đã trải qua một chương trình BPR trong ba năm để hợp nhất hệ thống máy tính đa chủng loại thành một hệ thống hiệu quả. Giám đốc hệ thống máy tính và triển khai của GM, và cũng là người quản lý chương trình nâng cấp, ông Donald G. Hedeen tuyên bố rằng BPR đã “đặt nền tảng cho việc thực thi chiến lược truyền thông doanh nghiệp phổ cập trong toàn General Motors”.
Dù BPR không hề rẻ chút nào – đơn hàng phi chính phủ lớn nhất từ trước đến nay mà công ty công nghệ Lotus và Hewlett-Packard nhận được là đơn hàng từ GM phục vụ cho quá trình này – nhưng nó mang lại các lợi ích to lớn, với mức tiết kiệm dự trù từ 10% đến 25% trên chi phí hỗ trợ, 3% đến 5% chi phí phần cứng, và 40% đến 60% phí bản quyền phần mềm. GM cũng đã đạt được năng suất cao hơn khi vượt qua các vấn đề không đồng bộ bằng cách sử dụng một nền hệ thống duy nhất cho toàn bộ công ty.
Mặc dù các quy trình BPR đã mang lại những kết quả quan trọng cho các công ty lớn như Procter & Gamble, Southwest Airlines và Dell, một số doanh nghiệp lại sử dụng thuật ngữ BPR để giải thích và bào chữa cho sự cắt giảm việc làm không phổ biến và trên diện rộng. Điều này đã gây tiếng xấu ở một số doanh nghiệp, nhưng đúng là có khả năng việc thực hiện một chương trình BPR gây tổn thương đến nhu cầu cơ bản của người lao động mà lại có hiệu quả cho doanh nghiệp.
Sau khi những mục tiêu chính và những lĩnh vực cần tập trung trong tổ chức của bạn đã được quyết định xong, những việc quan trọng cần được cân nhắc khi thiết kế chương trình BPR bao gồm việc làm thế nào để đạt đến hiệu quả tối đa, đạt được những kết quả đã dự trù trong việc tái sắp xếp, đo lường hiệu quả, và khen thưởng người lao động.
Thực hành
- Một chương trình BPR thành công thường gồm năm giai đoạn:
- Xác định chương trình BPR có thật sự cần thiết hay không. Phân tích phạm vi và các nguồn lực cần được thiết kế lại và những thách thức về cấu trúc và tổ chức có thể gặp phải. Từ đó mới quyết định việc tái thiết kế có thích hợp và khả thi hay không.
- Thiết lập một chiến lược toàn diện và có cấu trúc chặt chẽ cho chương trình BPR của bạn trước khi triển khai.
- Thiết kế lại cấu trúc của quy trình căn bản theo hướng tập trung vào hiệu quả.
- Lập ra một nhóm quản trị để hướng dẫn quy trình, giám sát sự chuyển đổi, và đo lường mức độ thành công.
- Thực hiện và hòa nhập vào quá trình BPR, quản lý thành công những thay đổi mà BPR mang lại.
- Quản lý hiệu quả tất cả những người liên quan tới, và bị ảnh hưởng bởi chương trình BPR của bạn. Họ chịu trách nhiệm cho sự thành công của dự án và là nhân tố không ổn định nhất.
- Tránh để bị lôi cuốn vào việc tập trung quá nhiều cho tự động hóa – điều này có thể không được hưởng ứng và tước đi “nhân tố con người” trong doanh nghiệp của bạn.
- Lập kế hoạch dự trù đề phòng chương trình BPR có những hệ quả không như dự tính.
- Tránh những cạm bẫy BPR thường gặp, chẳng hạn như các vấn đề về thiếu khả năng quản lý, thiếu sự hỗ trợ, và trút hết gánh nặng của quá trình tái cấu trúc cho bộ phận IT.
- Đừng tạo nên những kỳ vọng không thực tế – hãy thật thực tế về những gì chương trình BPR có thể đạt được.