Nhiều khi cách trình bày ngắn gọn lại có hiệu quả nhất. Nói quá nhiều có thể làm phai mờ ấn tượng đối với đóng góp của bạn.
Ý tưởng
Hầu hết chúng ta đều từng ít nhất một lần trải nghiệm việc người khác nói quá dài dòng. Lời nói của họ trở nên tẻ nhạt. Ta sẽ quên điều họ đang cố gắng đề cập, rồi lờ họ đi.
Những diễn giả khôn ngoan thường rất kiệm lời. Họ sử dụng câu ngắn gọn và đảm bảo thu hút những kỳ vọng và nhu cầu lý trí lẫn cảm xúc của chúng ta. Ta thường dễ ghi nhớ một luận điểm được trình bày rõ ràng hơn là một chuỗi liệt kê mười luận điểm – có lẽ tối đa ta chỉ có thể tiếp thu ba trong số chúng.
Ta có thể ấn tượng về nhiều khía cạnh khác nhau của vấn đề. Nhưng trong trường hợp có tới tám khía cạnh được đưa ra, có khả năng rốt cuộc ta sẽ quên khía cạnh một tới ba và bỏ qua khía cạnh thứ năm đến thứ tám. Để tạo hiệu quả tối đa ta cần chọn lọc sao cho nói ít luận điểm hơn nhưng then chốt thay vì lan man về vô số điều làm loãng thông điệp.
Người bệnh rất khó ghi nhớ một bản liệt kê dài dằng dặc về các nhân tố ảnh hưởng tới tình trạng sức khỏe của họ. Họ chỉ cần biết những yếu tố chính, đơn giản và các bước tiếp theo cần thực hiện cho quá trình hồi phục của họ. Một bác sĩ giỏi hiểu rằng để có thể thay đổi hành vi của bệnh nhân thì cần phải đưa ra những chỉ dẫn rõ ràng, đơn giản, khả thi và dễ nhớ.
Nếu muốn tạo ảnh hưởng với đồng nghiệp, việc chọn lọc luận điểm trình bày sẽ làm tăng uy tín của bạn. Nếu bạn lôi ra một lô xích xông những điều cần phải cải thiện, người ta sẽ nghĩ rằng bạn đang chỉ trích họ và sẽ không phản ứng tích cực. Nhưng sức ảnh hưởng của bạn sẽ lớn hơn khi chỉ tập trung vào hai hay ba vấn đề cơ bản và thể hiện chúng trên tinh thần xây dựng.
Thực hành
- Cẩn trọng khi bạn muốn trình bày một vấn đề hay viết email dài dòng.
- Cố gắng đúc kết suy nghĩ của mình thành hai hay ba luận điểm chính.
- Hãy tự hào khi gửi email ngắn gọn thay vì dài dòng.
- Sử dụng tin nhắn là một phương tiện trình bày ngắn gọn.
- Quan sát cách người khác phát biểu súc tích nhưng hiệu quả.