Trở nên dễ tiếp cận không có nghĩa là đáp ứng yêu cầu của người khác trong mọi tình huống, mà có nghĩa là bạn sẽ cho người khác cơ hội khi họ muốn tiếp cận bạn. Quan trọng là cân đối sự dễ tiếp cận của bạn một cách hợp lý.
Ý tưởng
Dễ tiếp cận không có nghĩa là bạn vui vẻ khi người khác xen ngang bất kỳ lúc nào vì bất cứ lý do nào. Danh tiếng dễ tiếp cận của bạn tăng lên khi các đồng nghiệp biết họ có thể liên hệ với bạn khi cần.
Nếu đồng nghiệp biết rằng họ có thể trò chuyện cùng bạn mỗi lúc cần, điều đó cho họ sự yên tâm khiến họ không nhất thiết tìm tới bạn quá thường xuyên. Nhưng một khi bạn bộc lộ là khó tiếp cận, họ sẽ cảm thấy lo ngại là không thể gặp được bạn lúc cần.
Tạo dựng danh tiếng dễ tiếp cận liên quan đến nhiều dạng giao tiếp: bằng lời nói, thư điện tử, tin nhắn và mạng xã hội. Tin nhắn là cách giao tiếp thích hợp với những thông điệp ngắn và để nhận câu trả lời nhanh gọn.
Không thể tránh khỏi phải cân đối để sự dễ tiếp cận của bạn có hiệu quả nhất. Chất lượng quãng thời gian bạn dành cho người ta sẽ ý nghĩa hơn nhiều so với số lượng. Hiệu quả bạn mang lại khi toàn tâm toàn ý dành cho một người nào đó sẽ lớn hơn rất nhiều so với một cuộc trao đổi lan man, dài dòng. Có thể bạn muốn phân chia khả năng tiếp cận bạn vào những thời điểm cụ thể trong ngày. Làm việc trong các môi trường mở đòi hỏi bạn phải khác biệt hóa các dạng tiếp cận – trao đổi ngắn gọn tại bàn làm việc, hay tương tác lâu hơn trong không gian riêng tư hơn.
Sếp và các đồng nghiệp cần biết cách liên lạc với bạn. Không có nghĩa là lập tức đáp ứng yêu cầu của họ, mà là có những cơ hội cho các kiểu tương tác khác nhau, đồng thời giúp họ nắm rõ cách nào tốt nhất để có được phản ứng tức khắc của bạn khi tình huống khẩn cấp xảy ra.
Để tạo sức ảnh hưởng cá nhân, bạn cần thể hiện sự dễ tiếp cận khi người khác muốn biết quan điểm của bạn. Nhưng bạn cần kiểm soát cách phân bổ thời gian và điều chỉnh cách tiếp cận của mình để đáp ứng những nhu cầu khác nhau vào những lúc khác nhau.
Simon thường cảm thấy phiền bởi sếp luôn đưa ra các câu hỏi khiến anh liên tục bị gián đoạn công việc. Để giải quyết tình hình này, Simon theo dõi nhật ký công tác của sếp và lưu ý những khoảng thời gian sếp có khả năng tìm tới anh. Anh cũng thảo luận với sếp về cách làm việc chung để đạt hiệu quả tốt nhất. Sếp nhanh chóng đồng ý với ý tưởng là họ sẽ gặp gỡ chính thức mỗi tuần một lần và hằng ngày dành ra 15 phút để trao đổi ngắn. Họ cũng thống nhất sẽ liên lạc bằng tin nhắn trong các tình huống khẩn cấp nếu một trong hai người không có mặt tại văn phòng. Kiểu làm việc mới này nghĩa là sếp có thể tiếp cận Simon theo một lộ trình được sắp xếp trước. Cả hai người đều nhận thấy thỏa thuận mới chính là một tiến bộ lớn.
Thực hành
- Xác định rõ những ai muốn tiếp cận bạn dễ dàng.
- Vạch ra các thỏa thuận với những người quan trọng về khả năng tiếp cận bạn.
- Sẵn sàng sử dụng nhiều phương thức giao tiếp khác nhau để thể hiện sự dễ tiếp cận của mình.
- Sẵn sàng cân đối khả năng tiếp cận bạn và tập trung vào đó.