Đảm bảo cơ sở vật chất thuận lợi cho loại hoạt động bạn muốn thực hiện hay cuộc thảo luận bạn muốn tiến hành là điều kiện tiên quyết để thành công. Môi trường thuận lợi không tự nhiên mà có, chúng đòi hỏi lên kế hoạch cẩn thận.

Ý tưởng

Chắc chắn bạn không cầu hôn ai đó trong một khung cảnh ầm ĩ hay một nơi khó ngửi. Chắc hẳn bạn sẽ rất cẩn trọng với môi trường cho đứa trẻ mới tập đi – phải hết sức an toàn và có giới hạn. Hầu hết chúng ta sẽ hoạt động hiệu quả hơn trong một số môi trường nhất định nào đó. Có thể ta vẫn làm việc được với chiếc máy tính trong môi trường ồn ào, nhưng ta cần một nơi tĩnh lặng hơn để suy nghĩ về các vấn đề và lập kế hoạch.

Có môi trường phù hợp cho một cuộc họp là điều kiện tiên quyết để thành công. Quyết định về bố trí chỗ ngồi có thể tạo khác biệt lớn: mọi người sẽ ngồi ở hai bên một chiếc bàn dài, hay sẽ ngồi xung quanh bốn góc của một chiếc bàn nhỏ? Liệu cách sắp xếp đó có làm nảy sinh vấn đề gì cho quá trình lắng nghe ý kiến của nhau không? Cuộc họp kiểu nào thì không cần tới bàn và đề nghị mọi người ngồi thành vòng tròn sẽ tốt hơn?

Một cuộc họp được coi là thành công khi các thành viên tham dự cảm thấy đóng góp của mình có giá trị. Họ được lắng nghe, được ghi nhận. Họ cần một vị chủ tọa có khả năng dẫn dắt cuộc họp nhưng không quá áp đặt.

Trong các cuộc gặp không chính thức, bạn cần tạo ra môi trường có thể tác động tới mạch trò chuyện. Nếu bạn muốn một cuộc đối thoại suy ngẫm thì khung cảnh yên tĩnh để không bị nghe lỏm là rất quan trọng. Nếu mục đích của cuộc thảo luận là trao đổi ý kiến một cách sôi nổi thì bầu không khí vui vẻ sẽ rất hữu ích. Còn nếu là một cuộc thảo luận khó khăn thì yếu tố riêng tư được đặt lên hàng đầu.

Thực hành

  • Quan sát xem kiểu đối thoại nào diễn ra hiệu quả nhất trong từng môi trường khác nhau.
  • Cân nhắc kỹ lưỡng khi lựa chọn môi trường cho cuộc đối thoại diễn ra.
  • Khi bạn chịu trách nhiệm tổ chức một cuộc họp, hãy xác định trước cấu trúc và cách bố trí chỗ ngồi.
  • Luôn đảm bảo rằng mọi người có thể lắng nghe và giao tiếp bằng mắt với nhau.
  • Đừng ngăn trở việc di chuyển đồ đạc để có thể tạo ra môi trường thích hợp hơn.
  • Sẵn sàng chuyển đến một môi trường khác nếu môi trường hiện tại không mang tới hiệu quả.
DMCA.com Protection Status