Một trong những thách thức lớn nhất trong kinh doanh là tránh quá tải về thông tin, thay vào đó là tập trung tìm và sử dụng thông tin phù hợp, vào thời điểm phù hợp. Điều này có thể đạt được bằng cách sử dụng phương pháp “bảng chỉ số thông tin” đơn giản.
Ý tưởng
Một bảng chỉ số thông tin đơn giản là một bộ chỉ số kinh doanh then chốt nêu bật hàng ngày (hay hàng tuần) các xu hướng trong hoạt động và năng suất.
Bảng chỉ số thông tin là một phương pháp đang ngày càng được sử dụng phổ biến. Phương pháp này quản lý các mặt chủ chốt của một doanh nghiệp, chẳng hạn như bán hàng, từ vị trí cao nhất trong tổ chức đến từng cá nhân. Chúng cho phép mọi người biết chính xác họ đang ở mức tiến độ kế hoạch nào và vì sao lại như vậy. Do đó, bảng chỉ số thông tin không chỉ đo đạc các kết quả mà cả những hoạt động nào đã được thực hiện để tạo ra những kết quả đó.
HSBC trở nên tập trung vào khách hàng và doanh số hơn là duy trì một sự tập trung truyền thống (phổ biến trong các ngân hàng) vào quy trình và các vấn đề nội bộ. Nhiều đơn vị kinh doanh của HSBC đã đạt được điều này bằng cách phổ biến thông tin doanh số đến người lao động qua hình thức bảng chỉ số thông tin.
Bảng chỉ số thông tin bán hàng nêu bật các vấn đề then chốt như: số đầu mối bán hàng và các nguồn (nhấn mạnh điều gì nên tiếp tục kích thích và điều gì cần sửa chữa); chất lượng của các đầu mối, hiệu quả của những người bán hàng sử dụng đầu mối và hẹn gặp được khách hàng, và khả năng biến cuộc hẹn gặp thành dịp bán hàng.
Cũng như việc thúc đẩy bán hàng, phương pháp sử dụng bảng chỉ số thông tin có những ưu thế:
- Các quản lý có thể giúp nhân viên kinh doanh cải thiện thành tích bằng cách tập trung vào các vấn đề có liên quan đến từng cá nhân.
- Thúc đẩy văn hóa hướng đến bán hàng và tập trung vào nhóm.
- Mang lại các con số nội bộ đo lường hoạt động chứ không chỉ đo doanh số. Thông tin được cung cấp trên bảng chỉ số thông tin có nghĩa là các nhà quản lý biết nơi nào cần họ tập trung hỗ trợ. Họ không cần phải tập trung vào những nhân viên kinh doanh không đạt định mức doanh số từ đầu tháng đến thời điểm hiện tại nhưng đã hẹn gặp được khách hàng trong phần còn lại của tháng, mà cần hỗ trợ những người không hẹn gặp được khách hàng, ngay cả nếu như những người này đã vượt chỉ tiêu bán hàng.
Thông tin từ phương pháp bảng chỉ số thông tin có thể được truyền đạt rộng rãi, có ngôn ngữ phổ thông, và tập trung vào một tổ chức. Ví dụ, tại trụ sở HSBC Đài Loan trang bị những màn hình plasma lớn. Cùng với việc thông tin những thông điệp, đề tài, và tin tức quan trọng, các bảng chỉ số thông tin đăng tải thông tin doanh số, vừa thông tin vừa tạo ra sự thi đua giữa các cá nhân và các tổ nhóm.
Thực hành
- Đánh giá các yêu cầu thông tin của bạn và phổ biến thông tin đó đều đặn, ổn định, và xác thực bằng cách đặt các câu hỏi sau:
- Những thông tin gì là cần thiết?
- Nó được giới thiệu như thế nào?
- Khi nào nó cần được cung cấp (thời gian và tần suất)?
- Nó đến từ đâu? Điều này quyết định chất lượng thông tin và đặt các sự việc vào bối cảnh cụ thể.
- Có những giới hạn nào? Chẳng hạn có chăng một số hay tất cả thông tin là bí mật.
- Nó hỗ trợ cho các quyết định và hoạt động nào? Nó có ích nếu người ta biết tại sao thông tin này là cần thiết.
- Tạo dữ liệu phù hợp – tìm ra cách tốt nhất để có được thông tin (chẳng hạn như khảo sát, gọi điện thoại, gặp gỡ, và phỏng vấn).
- Xem xét và phân tích thông tin. Các quyết định được truyền đạt thành các chỉ thị, nhưng các phương pháp thống kê số lượng sẽ nhấn mạnh đến các xu hướng và các bất thường, trong khi việc đưa ra kịch bản cho tương lai, xây dựng mô hình, và mô phỏng là những kỹ thuật có ích cho việc tạo ra và xử lý thông tin phù hợp.
- Lưu trữ và truy xuất được thông tin, đảm bảo rằng thông tin có thể được tiếp cận rộng rãi, được gắn nhãn rõ ràng, và được phân loại. Thông tin cần phải phù hợp và cập nhật. Thiết lập tiêu chí cho việc bổ sung thông tin mới và loại bỏ (hay lưu trữ) các chi tiết cũ không còn phù hợp. Hệ thống và quy trình lưu trữ và truy xuất thông tin cần phải hiệu quả về chi phí.
- Phản ứng với thông tin. Ba chiến thuật có ích là: theo dõi các quyết định, hành động có phương pháp, và quản lý các giới hạn (về mặt thời gian, các nguồn lực, và các áp lực khác).