Nhiều thỏa thuận bị đổ vỡ do những điều khoản in chữ nhỏ. Khách hàng thích sản phẩm, họ muốn mua sản phẩm đó, có lẽ ở một số thời điểm họ thực sự định mua, rồi – bỗng nhiên – họ từ chối. Có điều gì đó trong các điều khoản thỏa thuận phá hủy ý định mua hàng.

Ý tưởng

Của ngành tổ chức hội thảo…

Các điều khoản và điều kiện bạn đề cập trong hợp đồng phải bảo vệ được quan điểm tài chính của bạn với tư cách là nhà cung cấp, và đặc biệt, bảo vệ được lợi nhuận của bạn. Đồng thời nó rất quan trọng khi chúng:

  • Được truyền đạt rõ ràng và tránh được sự hiểu lầm.
  • Diễn đạt hiệu quả.
  • Tăng cường được quan hệ với khách hàng (vì thế mà các điều khoản và điều kiện được xem là đáng chấp nhận và cần thiết).
  • Khuyến khích sự trao đổi thương mại hiệu quả và nhanh chóng.
  • Có liên quan đến bất kỳ thỏa thuận và tư liệu cần thiết nào.

Lần đầu tiên tôi làm việc chi tiết về những gì tốt nhất cho các điều khoản và điều kiện là trong khuôn khổ một nghiên cứu với Hiệp hội ngành tổ chức hội họp. Điều then chốt ở đây và ở bất kỳ đâu khác là khi thảo luận điều khoản và điều kiện, bạn không nên xin lỗi. Hãy nhấn mạnh những thuận lợi của cả hai bên với các điều khoản hợp đồng cụ thể rõ ràng. Hãy nói về việc hợp tác với nhau, và nếu cần thiết thì vạch danh sách những việc cần kiểm tra để đảm bảo bạn thỏa thuận về mọi thứ có hệ thống. Đặc biệt bạn có thể muốn tiến triển từng bước một trong cách giới thiệu và mô tả các điều khoản và điều kiện, hay trong cách làm cho các điều khoản và điều kiện này được chấp nhận. Đây là một kiểu tiến triển đòi hỏi:

  • Giới thiệu khái niệm của thỏa thuận hợp đồng. Bạn cần phải cân nhắc tính toán thời gian của việc này trong điều kiện loại hình kinh doanh của bạn, nhưng thường thì sớm sẽ tốt hơn là muộn.
  • Làm rõ các chi tiết. Bạn phải thận trọng để giải thích rõ ràng chính xác, và làm ra vẻ khách hàng quen thuộc với mọi thứ, đặc biệt là về mọi giá cả, chi phí và thời gian. Luôn kiểm tra sự thông hiểu (điều này có thể chỉ cần một câu hỏi đơn giản).
  • Ghi chép về phía thỏa thuận của bạn. Nói cho khách hàng biết bạn sẽ làm gì và theo dõi việc đó một cách hiệu quả, nhanh chóng bằng cách xác lập được kiểu truyền đạt bằng văn viết rõ ràng. Làm cho công việc dễ dàng với khách hàng (bạn đưa ra các chi tiết), nhưng yêu cầu xác nhận, đeo đuổi nếu cần thiết phải có được điều này, và ghi chép rõ ràng trong suốt quá trình nếu cần một khoảng thời gian.

Thực hành

  • Chọn một thái độ phù hợp cho suốt quá trình, và tường minh rằng không có thủ tục tiêu cực nào.
  • Nhấn mạnh những thuận lợi của khách hàng trong việc có được mọi thứ rõ ràng. Nối kết bất cứ công việc tiếp theo nào và cuối cùng điều này bao gồm cả việc xuất hóa đơn (ở đây điều này là quan trọng nhất, rằng hóa đơn phản ánh – chính xác – các chi tiết đã được đồng ý và hóa đơn là thứ thẳng thắn và rõ ràng).
DMCA.com Protection Status