Các cuộc trò chuyện ngắn gọn, tập trung có thể quan trọng chẳng kém gì những cuộc nói chuyện dài, khi mục đích đối thoại rõ ràng và bước tiến tiếp theo đã được đúc kết.
Ý tưởng
Khi tôi làm việc với một nhóm đông người và đề nghị họ bắt cặp để trao đổi huấn luyện, chủ đề có thể là, ‘kể một câu chuyện về việc gì bạn làm sai và bài học từ kinh nghiệm ấy’. Rồi tôi yêu cầu người còn lại trong cặp đôi hỏi xem tại sao kinh nghiệm ấy lại có ý nghĩa đến vậy và giờ đây bạn sẽ làm gì để khắc sâu bài học đó. Phản ứng luôn là, “Tôi chẳng hiểu ta sẽ đi được đến đâu trong vòng năm phút khi chỉ tập trung vào một câu hỏi.”
Tiếp đó tôi yêu cầu mọi người sử dụng phương pháp tiếp cận kiểu năm-phút thường xuyên hơn. Tôi gợi ý rằng cách tiếp cận này phát huy hiệu quả tốt nhất khi thực hiện qua lại và cả hai người có thể bàn thảo kỹ càng một câu chuyện và hưởng lợi từ việc giải đáp một vài câu hỏi sâu sắc từ đồng nghiệp của mình.
Chìa khóa thành công ở đây là chất lượng của việc tương tác và sự tập trung tuyệt đối vào ai đó. Nếu bạn cảm thấy có người đang chăm chú lắng nghe những gì bạn nói, nhiều khả năng bạn sẽ nói năng cởi mở hơn. Khi có người đặt ra cho bạn vài câu hỏi hay giúp bạn thấy rõ tiến bộ và đúc kết được những bước tiếp theo, một cuộc chuyện trò vắn tắt cũng có tác động sâu sắc lên sự tự tin và những bước tiếp theo của bạn.
Mô hình thông thường của một cuộc trò chuyện huấn luyện sẽ là đối thoại kiểu suy ngẫm khoảng chừng một tiếng hoặc một tiếng rưỡi, nhưng phần giá trị của tiết mục là những cuộc đối thoại ngắn gọn, tập trung vào một vấn đề cụ thể nào đó. Một khung thời gian giới hạn thường tạo điều kiện cho đối tượng huấn luyện tìm ra điểm cốt yếu còn bạn thì tập trung vào một hoặc hai câu hỏi.
Nếu bạn có một chuỗi các buổi trò chuyện với một đối tượng nào đó để huấn luyện, sẽ hữu ích nếu bạn nói bạn sẵn lòng chen những cuộc chuyện trò ngắn gọn, xoay quanh một chủ đề duy nhất vào giữa những cuộc họp chính thức, trong đó đối tượng và bạn đều nằm lòng nguyên tắc định hình vấn đề bằng cuộc trò chuyện đi thẳng vào trọng tâm và kết lại bằng việc làm rõ bước tiếp theo.
Fiona biết rằng nếu cô có băn khoăn về cách làm việc với vị bộ trưởng ở một vấn đề cụ thể nào đó, cô có thể đề nghị xin Margaret năm phút. Họ hình thành một nguyên tắc: Fiona sẽ tóm tắt sơ lược vấn đề và đề xuất cách xử lý còn Margaret sẽ đưa ra quan điểm tóm lược của mình hoặc đặt câu hỏi, rồi từ phản ứng hoặc câu hỏi đó Fiona rà soát nhanh xem cô sẽ làm gì. Những cuộc trao đổi này ngắn gọn và không kéo dài thêm. Margaret vui lòng hỗ trợ theo cách này, với điều kiện các cuộc chuyện trò tối đa là 10 phút.
Thực hành
- Bổ sung các cuộc trò chuyện ngắn gọn, tập trung vào vốn tiết mục của bạn.
- Tập trung hoàn toàn, tuyệt đối và ý thức vai trò của bạn là đưa ra một nhận xét hoặc một đến hai câu hỏi.
- Đảm bảo mục tiêu được giới hạn và rõ ràng.
- Xây dựng một điều kiện: ngắn gọn, tức là ngắn gọn.
- Khuyến khích những cuộc trao đổi để huấn luyện ngắn gọn, có-qua-có-lại giữa các thành viên trong tập thể trở thành một cách làm việc với nhau.