Có phải ngân sách là công cụ thực tế và không thể thiếu cho việc quản lý hiệu quả? Hay nó là một thủ tục hình thức và phiền nhiễu của doanh nghiệp làm triệt tiêu bất cứ lợi ích nào mà nó mang lại? Ở đây có một quan điểm thứ ba: nó hữu ích, nhưng còn tùy vào thời điểm, và nếu tư duy lại về ngân sách, một công ty có thể cải thiện đáng kể việc quản lý tài chính của mình.

Ý tưởng

Diageo được sáng lập vào năm 1997 sau việc sáp nhập giữa Guinness và GrandMet FMCG. Sau việc sáp nhập, 60 nhà quản lý tài chính xuyên suốt doanh nghiệp gặp nhau để thảo luận về việc làm thế nào họ có thể phục vụ tốt nhất các cổ đông trong tương lai. Câu trả lời áp đảo là “thổi bay thủ tục ngân sách”. Cảm giác lúc đó là thủ tục về ngân sách làm tiêu tốn các nguồn lực lớn, chiếm quá nhiều thời gian, và phương pháp rập khuôn không tính toán gì đến công việc của từng cá nhân. Có rất ít lợi ích cho các cổ đông trong quy trình chi tiết này (vốn là thông thường trong nhiều tập đoàn). Việc sử dụng ngân sách được xem như một trò chơi, và những nhà quản lý tin rằng các cổ đông không quan tâm gì đến việc đánh giá hoạt động dựa trên các mục tiêu đã được thống nhất, mà chỉ quan tâm đến việc công ty có giá trị cao hơn trong năm nay so với năm ngoái hay không.

Có cảm giác là phải làm một điều gì đó – mọi người đang lãng phí quá nhiều thời gian và tiền bạc. Bộ phận tài chính bắt đầu làm những việc sau:

  • Sắp xếp hợp lý lại hệ thống hiện hành.
  • Chuyển qua một chiến lược hội nhập, và một quy trình lập kế hoạch thường niên được xây dựng xung quanh các chỉ số hiệu quả then chốt (key performance indicator – KPI) và chủ yếu là các dự báo theo quý.
  • Nhấn mạnh rằng các chỉ số KPI phục vụ chiến lược hơn là chỉ đơn giản đo lường hiệu quả so với kinh phí. Điều này đảm bảo cho việc mọi người ở mọi cấp bậc và vị trí sẽ có những phương pháp đo lường hoạt động của nhóm và cá nhân thích hợp trong khi mang đến cho ban quản trị những thông tin chính xác. Dữ liệu tương tự, nhưng được điều chỉnh chút ít, cũng có thể gíup cho các đơn vị kinh doanh hoạt động hiệu quả.

Diageo ưa thích những chỉ số hoạt động hướng ngoại và hướng về phía trước, hơn là những kiểu đo lường dựa trên những hoạt động đã xảy ra và hướng nội. Kết quả là sự tập trung quản lý chú trọng hơn đến việc giải quyết các vấn đề kinh doanh và chuẩn bị cho tương lai, thay vì chỉ nhắc đi nhắc lại những biểu đồ thể hiện các con số và các hoạt động cũ.

Tài năng chưa được biết đến trước đó của các chuyên gia tài chính đã làm cho điều sau trở thành quen thuộc: họ có nhiều thứ để làm hơn là chỉ là kiểm điểm các việc đã thực hiện. Các nhà lãnh đạo doanh nghiệp khác, và đặc biệt là các cổ đông, muốn dịch vụ tài chính cá nhân giúp họ thu được giá trị cao nhất từ từng dạng tài sản – kể cả ý kiến chuyên môn cho bộ phận tài chính của họ.

Thực hành

  • Cân nhắc việc chuyển qua dạng ngân sách theo quý, hơn là dạng ngân sách năm vốn thường tạo ra thay đổi lớn và đột ngột.
  • Thường xuyên kiểm tra những vấn đề nào có tác động lớn đến việc kinh doanh của bạn, chẳng hạn số khách hàng thu hút được hay bị mất đi, hiệu quả tiếp thị, sự gắn bó và năng suất của người lao động.
  • Tranh thủ được sự hỗ trợ từ người lãnh đạo cao nhất trong doanh nghiệp và đảm bảo rằng phương pháp mới này nhận được hỗ trợ rộng rãi và đầy đủ hết mức có thể.
  • Tìm kiếm thông tin, ý tưởng, và những hiểu biết sâu sắc bên ngoài doanh nghiệp. Tìm kiếm lời khuyên của những người đã có kinh nghiệm trong việc tổ chức ngân sách năng động, thực tế, và hợp lý hơn.
DMCA.com Protection Status