Những người bán hàng nổi tiếng là những người không ưa thích gì công việc hành chính (nhiều người không lấy làm tiếc về điều này, mà chỉ nhấn mạnh rằng họ có những phẩm chất khác). Tuy nhiên, đó là điều cần phải có, vì người bán hàng là những người phải hoàn tất phần việc còn lại của những báo cáo cuộc gọi hay báo cáo đặt hàng và những thứ khác nữa, dù một số hệ thống ngày nay đã giúp cho việc hoàn tất đơn hàng dễ dàng hơn và nhanh chóng hơn trước đây, và nhiều hệ thống ngày nay được lưu trên máy tính và chuyển qua email. Một hệ thống quan trọng và có thể đóng góp đáng kể cho hiệu quả của việc bán hàng là hệ thống lưu trữ hồ sơ khách hàng.

Ngày trước hệ thống này thường là những tấm thẻ lưu thông tin khách hàng, nhưng ngày nay nhiều hệ thống lưu trữ có thể truy cập được qua máy tính. Điều trước tiên cần phải làm rõ là mỗi người bán hàng nên chấp nhận rằng đó là những hồ sơ của công ty chứ không phải của cá nhân. Đương nhiên bạn sử dụng những hồ sơ này và chúng phải giúp ích cho bạn, nhưng bạn có thể sẽ thăng tiến, hay gặp một sự cố và không thể làm việc nữa. Vào những lúc như thế, điều công ty mong đợi là bạn sẽ giữ các hồ sơ theo một cách mà một người khác có thể lấy chúng ra đọc và hiểu chúng, rồi công ty có thể chia các thông tin thích hợp cho một người khác quản lý. Đáng tiếc điều đó lại không luôn như vậy. Còn những hồ sơ khách hàng của bạn thì như thế nào? Hãy nói thật đi!

Đương nhiên, việc tham khảo các hồ sơ phải giúp gợi lại được nội dung các cuộc trao đổi trước đây với khách hàng theo một cách mà có thể giúp tổ chức tiếp tục theo một cách thích hợp những cuộc nói chuyện qua điện thoại, và những cuộc họp. Hồ sơ cũng có thể chứa các thông tin hỗ trợ hiệu quả bán hàng, nhưng điều đó thì lại càng ít thấy hơn.

Ý tưởng

Của Oxford University Press…

Một thành viên mới của nhóm bán hàng đại diện cho trường đại học và nhà xuất bản tổng hợp này một lần kể cho tôi nghe đôi điều về quá trình làm quen với công việc của cô ấy. Người đại diện bán hàng đi thăm nhà sách và các cơ sở của Oxford như các khoa, các trường đại học, và chuẩn bị tiếp nhận công việc từ một người khách vừa được thăng chức. Các hồ sơ rất rõ ràng, được cập nhật và mang đến những điều vượt quá sự mong đợi. Bạn biết không, cô ấy kể với tôi, có những lời chỉ dẫn và định hướng cụ thể về nơi đậu xe cho mỗi một khách hàng đến đây! Bất kỳ ai thử tìm chỗ đậu xe trong mê cung học xá của đại học này đều nhận thấy những hướng dẫn như vậy là có ích và giúp tiết kiệm thời gian như thế nào. Quả thực, được đánh số theo vị trí đậu xe, hệ thống lưu trữ hồ sơ khách hàng hẳn đã giúp người quản lý hồ sơ nhiều như đã giúp người mới đến tiếp quản hồ sơ đó. Tôi cược là có thêm nhiều cuộc gọi đến cho nhà xuất bản và có thêm nhiều sách được bán.

Thực hành

  • Hãy nhớ rằng các hồ sơ là của công ty chứ không phải của cá nhân.
  • Sự kỹ lưỡng ở đây có thể giúp tiết kiệm thời gian, cũng như cho phép bạn và những người khác dễ dàng thực hiện các công việc tiếp quản hơn.
DMCA.com Protection Status