Làm rõ quỹ thời gian có thể giúp mang lại trọng tâm cho một cuộc đối thoại và đảm bảo các kết quả thu được mang tính xây dựng nhất có thể.
Ý tưởng
Khi tôi chủ trì các khóa học và hội thảo cao cấp, tôi thường yêu cầu mọi người bắt cặp và hướng dẫn nhau các chủ đề cụ thể trong vòng năm hoặc sáu phút đồng hồ. Tôi có thể yêu cầu một người trong cặp nói về một hành động họ làm đã phát huy hiệu quả và những gì họ thu được từ trải nghiệm đó rồi yêu cầu người kia chuyển sang trạng thái huấn luyện và đặt các câu hỏi xem liệu họ sẽ đào sâu hiểu biết ấy thêm ra sao và sẽ áp dụng hiểu biết ấy vào những tình huống tương tự trong tương lai thế nào.
Tiếp theo tôi đảo vai của cặp đó để mỗi người đều có trải nghiệm kể ra câu chuyện của mình và được đồng nghiệp huấn luyện, và ngược lại. Trong những tình huống thế này kết quả thường thấy là qua một cuộc trò chuyện ngắn hoàn toàn có thể học hỏi được nhiều hơn bạn tưởng và rằng được người khác huấn luyện một cách tập trung có thể vừa thú vị lại rất hiệu quả.
Một trong những hiệu quả thu được từ các hội thảo chính là tôi khuyến khích học viên sẵn sàng huấn luyện lẫn nhau thông qua những cuộc trò chuyện ngắn. Càng lắng nghe và huấn luyện kiểu có-qua-có-lại-hai-bên-cùng-lợi bao nhiêu, càng tốt bấy nhiêu.
Nói rõ ngay từ đầu thời lượng của một cuộc trò chuyện sẽ cung cấp khung làm việc quan trọng. Nếu ai đó muốn có một cuộc trao đổi cấp bách, thì khi nói cho họ biết rằng họ nhận được sự tập trung duy nhất, trọn vẹn của bạn trong vòng 15 phút, không hơn – là rất hữu ích. Nếu thời gian cho phép là một tiếng đồng hồ thì cuộc trò chuyện có thể đi vào hai chủ đề với chiều sâu hợp lý. Hiểu rõ khuôn mẫu trò chuyện hiệu quả với một cá nhân nào đó sẽ mang lại quy tắc sao cho thời gian được sử dụng một cách hiệu quả. Trong vòng một tiếng đồng hồ có thể có bốn hoặc hai chủ đề được xử lý.
Marilyn tỏ rõ rằng cô cần dành nhiều thời gian trò chuyện với Bill hơn là Jane. Cô biết bóc tách một loạt vấn đề và đi đến một tập hợp các hành động với Bill sẽ mất một tiếng đồng hồ, trong khi với Jane thì 30 phút là ổn. Cô thống nhất khung thời gian với từng người. Với cả hai người cô đều bắt nhịp tốt và tuân thủ chặt chẽ thời gian cho phép. Marilyn đảm bảo cô luôn đem tới sự tập trung duy nhất, trọn vẹn, nghĩa là rời khỏi bàn làm việc của mình và cất chiếc iPhone đi để khỏi bị xao nhãng.
Thực hành
- Rèn thành quy tắc về việc mang lại thái độ tập trung duy nhất, trọn vẹn.
- Khớp các chủ đề bàn thảo với quỹ thời gian cho phép.
- Nhận biết các nhịp điệu hiệu quả với những người khác nhau.
- Nhất quán, hết mức có thể, về thời lượng cho phép.
- Ý thức rằng khi xử lý một vấn đề riêng rẽ bạn có thể làm được rất nhiều chỉ trong một khoảng thời gian ngắn.