Phản hồi có thể khó chấp nhận, nhưng lại là một trong những món quà quí nhất ta có thể tặng. Phản hồi được cân nhắc kỹ lưỡng có thể tạo nên sự khác biệt lớn lao trong thành tích công việc và hoàn thiện tiềm năng của một cá nhân nào đó.
Ý tưởng
Ta vẫn thường nói rằng ta muốn có phản hồi, thế nhưng lại rất ngại tiếp nhận nó và có thể cự tuyệt thay đổi. Phản hồi có thể tạo ra một hỗn hợp phản ứng cảm xúc trong ta, không phải lúc nào cũng lường trước được.
Phản hồi toàn diện (phản hồi 360°) giờ đây là một hoạt động phổ biến hơn nhiều. Người ta ngày càng quen với việc nhận phản hồi. Đôi khi mọi người trở thành những kẻ ‘nghiện phản hồi’ và thích nhận được phản hồi hơn là dành thời gian và hành động cần thiết để xử lý những yếu tố căn bản trong phản hồi ấy.
Phản hồi luôn cho ta biết về người đưa ra phản hồi lẫn người tiếp nhận, vì vậy khuyến khích mọi người cẩn trọng bóc tách phản hồi chứ không phải lúc nào cũng coi đó như lời vàng ý ngọc là rất quan trọng. Khuôn mẫu phản hồi và nó phản ánh thế nào về bản chất mối quan hệ giữa người đưa ra và tiếp nhận phản hồi mới là vấn đề.
Cũng quan trọng không kém việc đảm bảo rằng mọi người nhận được những phản hồi rõ ràng là thiết lập bối cảnh phù hợp, sao cho phản hồi được lắng nghe một cách tích cực. Sử dụng chuyên gia huấn luyện giàu kinh nghiệm có thể đảm bảo phản hồi được sử dụng làm nền tảng xây dựng những bước tiếp theo chứ không dẫn tới bất đồng và bất ổn mà rất có thể sẽ làm xói mòn đóng góp của một cá nhân nào đó.
Khi bạn muốn đưa ra phản hồi cứng rắn với ai đó, cách làm quan trọng chẳng kém gì thông điệp bạn đưa ra. Tạo bối cảnh phù hợp là rất quan trọng, sao cho việc đưa ra phản hồi không vội vã. Thường thì một cuộc trò chuyện thứ hai sẽ là cần thiết khi đối tượng đã suy ngẫm những điểm bạn đưa ra và đã bắt đầu vạch các bước tiếp theo cho mình.
Hãy tránh phản hồi tiêu cực ở cuối cuộc chuyện trò, trừ phi bạn có thể làm vậy theo cách bày tỏ sự quan tâm của bạn đối với niềm vui và thành công của đối tượng, và hướng đến một cuộc trò chuyện tiếp sau.
Sếp của Jenny biết rằng cô phải nói chuyện với Jenny về các bước tiếp theo về việc chủ trì hội họp. Đã có ít nhiều tiến triển, nhưng Jenny vẫn còn nói chung chung quá nhiều, và lại không đủ chính xác trong phần tóm lược và những bước tiếp theo. Sếp cho Jenny biết sẽ có cuộc trò chuyện về tiến triển trong việc chủ trì các buổi họp và yêu cầu Jenny suy ngẫm về những điều cô đã thử nghiệm.
Jenny bắt đầu cuộc trò chuyện với vẻ tự tin, trình bày quan điểm của cô về tiến triển, nhưng rồi nhận ra rằng vẫn còn nhiều việc phải đào sâu thêm. Sếp của cô nói một cách có chủ đích và chậm rãi về phản hồi từ một số người cho rằng cần một thay đổi bước ngoặt. Jenny ý thức được những điều đó mặc dù có hơi chán nản. Chán với bản thân cô hơn là chán nản về người khác.
Jenny cảm thấy sếp của cô đã tiếp cận vấn đề rất khéo léo bằng cách chỉ ra nhu cầu phải có một cuộc chuyện trò và cho cô cơ hội để suy ngẫm về những tiến bộ cô đạt được và những điều cần làm thêm nữa. Jenny biết sẽ cần thêm thời gian trước khi cô thấy đủ tự tin để có những can thiệp hợp lý. Sau cuộc trò chuyện này, cô cảm thấy chắc chắn về tiến bộ trước mắt và rõ ràng về các bước tiếp theo.
Thực hành
Khuyến khích đối tượng:
- Xem phản hồi là một món quà.
- Yêu cầu được phản hồi và rồi thể hiện rằng họ chào đón phản hồi.
- Ý thức rằng phản hồi sẽ nói lên nhiều điều về người đưa ra lẫn người nhận phản hồi.
- Sàng lọc các nhận xét và thấy rõ những điểm cụ thể bạn muốn thúc đẩy.
- Nhận biết cách hay nhất để cho và nhận phản hồi.