Nhiều người cho rằng có những thứ thêm vào trong bài viết sẽ làm loãng việc truyền đạt thông tin của họ. Đó không phải là mặt mạnh của tất cả mọi người. Nhiều người bán hàng xem việc viết bản kế hoạch dự kiến, vốn là một phần quan trọng của quá trình bán hàng trong rất nhiều cuộc làm ăn, lại là chuyện vặt. (Và nếu bạn nghĩ rằng viết một bản kế hoạch dự kiến là việc xoàng thì thử viết một quyển sách đi!). Xem viết lách là việc nhỏ có xu hướng khiến cho mọi việc tệ đi, vì nó có thể dẫn đến việc viết lách vội vàng và chắp vá. Cắt dán một văn bản mẫu cũng rất rủi ro: Tôi vừa nhận được một bài viết mà bỗng dưng nửa chừng lại gọi tôi là Margaret nữa chứ!
Lúc này những văn bản như thế vẫn còn rất quan trọng và cần phải được viết (đúng như thế đấy). Có một khách sạn ở Anh mà người ta kể là gắn một tấm biển sau tất cả các cửa phòng với nội dung: “Vì tầm quan trọng của an ninh, vui lòng đảm bảo rằng cửa phòng của bạn đóng kín trước khi bạn vào hay ra khỏi phòng”. Ai đó viết câu ấy, in nó ra và gắn lên hàng trăm cánh cửa, mà không một ai để ý rằng nó là một câu viết ngớ ngẩn, và rằng nó chỉ là một câu lủng củng.
Vô lý về mặt ngữ nghĩa, và cả sai chính tả nữa, thực sự sẽ gây vấn đề (Bộ kiểm lỗi chính tả trong máy tính không phát hiện được tất cả, đặc biệt là tên khách hàng, và tôi biết có người mất cả một vụ kinh doanh tiềm năng chỉ vì viết tên doanh nghiệp Express Dairies (bơ sữa chế biến nhanh) thành “Express Diaries” (lịch ghi nhớ nhanh) trên trang đầu của bản kế hoạch dự kiến). Trong những tình huống như vậy, khách hàng thường nghĩ: “Có thứ gì khác mà họ để tâm tới không?”. Đặc biệt khi dịch vụ là một vấn đề quan trọng cần cân nhắc, họ có quyền làm như vậy. Do đó, cẩn thận luôn luôn cần thiết – và đây là một ý tưởng có lợi.
Ý tưởng
Được thực hiện ở một số nơi…
Có lẽ khá lạ kỳ là trong số những nơi thực hiện việc này là những nơi bạn nghĩ rằng có kỹ năng viết khá là cao. Chẳng hạn, tôi biết có ít nhất một công ty luật lớn áp dụng quy trình được nêu dưới đây, và một nơi khác là công ty chuyên về kế toán.
Ý tưởng được trình bày đơn giản thế này: Có một quy định bắt buộc là không một bản kế hoạch dự thảo bán hàng nào được phép gửi đi cho đến khi nó được một người khác không phải là người viết đọc qua. Nghe có vẻ khắt khe, nhưng nếu nó ngăn chặn được việc mất một đặt hàng lớn thì nó đáng được thực hiện. Nếu nó được thực hiện như một công việc trao đổi giữa các đồng nghiệp, thời gian tiêu tốn cho việc này có thể quản lý được và phân công hợp lý.
Thực hành
- Việc này cần được suy tính và đặt ra các quy định.
- Nếu có các quy định thì phải tuân thủ, như ví dụ ở trên cho thấy các sai lầm (có thể tránh được) rất dễ gây ra những tổn thất.